1. Responsable del tratamiento

1. Data Controller

Responsable: Jerges Bello (nombre comercial: RoboTeam)
NIF: 55238173Q
Domicilio: Santa Maria del Camí, 07320, Illes Balears, España
Email de contacto: info@roboteam.es
Web: roboteam.es

Controller: Jerges Bello (trade name: RoboTeam)
Tax ID (NIF): 55238173Q
Address: Santa Maria del Camí, 07320, Balearic Islands, Spain
Contact email: info@roboteam.es
Website: roboteam.es

No hemos designado un Delegado de Protección de Datos (DPO) porque no es obligatorio en nuestro caso; puedes dirigirte directamente al responsable.

We have not appointed a Data Protection Officer (DPO) as it is not mandatory in our case; you can contact the controller directly.

Cuando usas Jarvis a través de la cuenta de una empresa u organización (tenant), esa organización es la responsable de los datos que trata con el servicio y RoboTeam actúa como encargado del tratamiento conforme a la sección 14 de las Condiciones de servicio.

When you use Jarvis through a company or organization account (tenant), that organization is the controller of the data it processes with the service and RoboTeam acts as processor under section 14 of the Terms of Service.

2. Datos que recopilamos

2. Data We Collect

2.1 Datos de cuenta

2.1 Account Data

• Nombre, apellidos y dirección de correo electrónico al registrarte.
• Nombre de la empresa u organización.
• Datos de facturación necesarios para procesar pagos.

• Full name and email address upon registration.
• Company or organization name.
• Billing data required to process payments.

2.2 Datos de uso del servicio

2.2 Service Usage Data

• Conversaciones e interacciones con los agentes IA (texto, metadatos de sesión).
• Métricas de uso: número de mensajes, tokens consumidos, coste estimado por agente.
• Registros técnicos (logs): dirección IP, tipo de navegador, marca temporal de solicitudes.

• Conversations and interactions with AI agents (text, session metadata).
• Usage metrics: number of messages, tokens consumed, estimated cost per agent.
• Technical logs: IP address, browser type, request timestamps.

2.3 Aplicación móvil iOS (Jarvis para iPhone)

2.3 iOS Mobile App (Jarvis for iPhone)

La aplicación móvil Jarvis puede solicitar los siguientes permisos del dispositivo. Todos son opcionales y puedes revocarlos en cualquier momento desde los Ajustes de tu iPhone. Los datos a los que accedemos solo se usan para responder a tus solicitudes. No los guardamos por separado: lo que forme parte de una conversación se conserva con ella según la sección 7, y solo lo tratan los subencargados de la sección 5:

The Jarvis mobile app may request the following device permissions. All are optional and can be revoked at any time from your iPhone Settings. Data accessed through these permissions is used solely to respond to your requests. We do not store it separately: anything that becomes part of a conversation is kept with it as described in section 7, and it is only processed by the sub-processors in section 5:

• Micrófono y reconocimiento de voz: para transcribir tu voz al texto en el modo de entrada de voz. La transcripción se realiza localmente en el dispositivo mediante Apple Speech Recognition; no enviamos audio a nuestros servidores.
• Cámara: para que puedas fotografiar y adjuntar imágenes a tus mensajes.
• Galería de fotos: para adjuntar imágenes existentes a tus mensajes o guardar imágenes generadas por el agente de Marketing.
• Calendario y recordatorios: para leer y crear eventos o recordatorios cuando expresamente se lo solicitas al agente.
• Contactos: para buscar personas en tu agenda cuando se lo pides al agente.
• Ubicación (solo mientras usas la app): para responder preguntas relacionadas con tu localización actual.
• Face ID: para proteger tu sesión y el acceso a tus credenciales, que se guardan de forma segura en el dispositivo.

• Microphone and speech recognition: to transcribe your voice to text in voice input mode. Transcription is performed locally on your device via Apple Speech Recognition; no audio is sent to our servers.
• Camera: to take and attach photos to your messages.
• Photo library: to attach existing images to your messages or save images generated by the Marketing agent.
• Calendar and reminders: to read and create events or reminders when you explicitly ask the agent to do so.
• Contacts: to find people in your address book when you ask the agent.
• Location (only while using the app): to answer questions related to your current location.
• Face ID: to protect your session and access to your credentials, which are stored securely on the device.

2.4 Cookies y datos de navegación

2.4 Cookies and Browsing Data

Utilizamos únicamente cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio (autenticación, preferencias de idioma). No empleamos cookies de seguimiento ni publicidad de terceros.

We only use strictly necessary technical cookies for service operation (authentication, language preferences). We do not use tracking or third-party advertising cookies.

2.5 Datos que generas al usar los agentes

2.5 Data You Generate When Using the Agents

• Contenido de las conversaciones y archivos adjuntos que envías a los agentes.
• Documentos que subes a la base de conocimiento.
• Memoria del agente: datos relevantes extraídos de tus conversaciones para personalizar las respuestas.
• Lecciones: buenas prácticas que el agente deriva de tus valoraciones.
• Automatizaciones que configuras, sus resultados y las aprobaciones que concedes o rechazas.
• Credenciales de las integraciones que autorizas (Google, Slack), almacenadas cifradas.
• Identificador del dispositivo para enviarte notificaciones push.

• Content of the conversations and attachments you send to the agents.
• Documents you upload to the knowledge base.
• Agent memory: relevant facts extracted from your conversations to personalize answers.
• Lessons: good practices the agent derives from your ratings.
• Automations you configure, their results and the approvals you grant or reject.
• Credentials for the integrations you authorize (Google, Slack), stored encrypted.
• Device identifier used to send you push notifications.

3. Base legal del tratamiento

3. Legal Basis for Processing

• Ejecución contractual (Art. 6.1.b RGPD): tratamiento necesario para prestarte el servicio.
• Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD): seguridad del servicio, prevención de fraude y mejora técnica.
• Consentimiento (Art. 6.1.a RGPD): comunicaciones de marketing, si lo has aceptado expresamente.
• Obligación legal (Art. 6.1.c RGPD): conservación de registros de facturación exigida por la normativa fiscal española.

• Contract performance (Art. 6.1.b GDPR): processing necessary to provide the service.
• Legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR): service security, fraud prevention, and technical improvement.
• Consent (Art. 6.1.a GDPR): marketing communications, if expressly accepted.
• Legal obligation (Art. 6.1.c GDPR): retention of billing records required by Spanish tax regulations.

4. Finalidad del tratamiento

4. Purpose of Processing

• Prestar y mantener el servicio de agentes IA.
• Gestionar tu cuenta y autenticación.
• Procesar pagos y emitir facturas.
• Enviar notificaciones técnicas del servicio (incidencias, actualizaciones).
• Analizar el uso agregado y anónimo para mejorar el producto.
• Cumplir obligaciones legales.

• Provide and maintain the AI agent service.
• Manage your account and authentication.
• Process payments and issue invoices.
• Send technical service notifications (incidents, updates).
• Analyze aggregated and anonymous usage to improve the product.
• Comply with legal obligations.

5. Destinatarios y subencargados

5. Recipients and Sub-processors

Para prestar el servicio usamos los siguientes proveedores (subencargados), con los que mantenemos contratos de encargo de tratamiento conformes al RGPD:

To provide the service we use the following providers (sub-processors), with whom we maintain GDPR-compliant data processing agreements:

• Amazon Web Services (AWS) — EE. UU. (región us-east-1; algunos modelos de IA pueden ejecutarse en otras regiones de AWS en EE. UU.): alojamiento, bases de datos, almacenamiento de archivos, autenticación, envío de correo y modelos de IA a través de Amazon Bedrock (Amazon Nova, Anthropic Claude, Mistral y Cohere). Los proveedores de los modelos no acceden a tus datos ni los usan para entrenar.
• Google LLC — EE. UU.: solo si autorizas Gmail, Calendar o Drive; y Firebase Cloud Messaging para notificaciones en Android.
• Apple Inc. — EE. UU.: Apple Push Notification service, para notificaciones en iPhone.
• Expo (650 Industries, Inc.) — EE. UU.: entrega de notificaciones push a la aplicación móvil.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda, y Stripe, Inc., EE. UU.): pagos y suscripciones. Los datos de tarjeta los introduces directamente en Stripe; nosotros no los almacenamos.
• Servicios externos de las herramientas que habilita tu organización: búsqueda web (Tavily o, en su defecto, DuckDuckGo), Google Maps, GitHub, datos financieros (Yahoo Finance, Tradier), datos deportivos (TheSportsDB), las páginas web que el agente consulta y los servidores MCP remotos que conectes. Solo reciben la consulta necesaria para responder, no el historial de la conversación.
• Destinos que configures (por ejemplo, Slack o webhooks): reciben los resultados de las automatizaciones que decidas enviarles; su tratamiento se rige por tu relación con ellos.

• Amazon Web Services (AWS) — USA (us-east-1 region; some AI models may run in other AWS regions in the USA): hosting, databases, file storage, authentication, email delivery and AI models through Amazon Bedrock (Amazon Nova, Anthropic Claude, Mistral and Cohere). Model providers do not access your data or use it for training.
• Google LLC — USA: only if you authorize Gmail, Calendar or Drive; and Firebase Cloud Messaging for Android notifications.
• Apple Inc. — USA: Apple Push Notification service, for iPhone notifications.
• Expo (650 Industries, Inc.) — USA: push notification delivery to the mobile app.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ireland, and Stripe, Inc., USA): payments and subscriptions. You enter card details directly with Stripe; we do not store them.
• External services used by the tools your organization enables: web search (Tavily or, as a fallback, DuckDuckGo), Google Maps, GitHub, financial data (Yahoo Finance, Tradier), sports data (TheSportsDB), the web pages the agent looks up and the remote MCP servers you connect. They only receive the query needed to answer, not the conversation history.
• Destinations you configure (for example, Slack or webhooks): they receive the automation results you choose to send them; their processing is governed by your relationship with them.

Informaremos previamente, por email o mediante la actualización de esta política, antes de añadir o sustituir un subencargado. No vendemos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales.

We will inform you in advance, by email or by updating this policy, before adding or replacing a sub-processor. We do not sell or transfer your personal data to third parties for commercial purposes.

6. Ubicación de los datos y transferencias internacionales

6. Data Location and International Transfers

Por defecto, los datos se almacenan en la región de AWS de Estados Unidos (us-east-1) y se procesan en EE. UU.; algunos modelos de IA pueden ejecutarse en otras regiones de AWS en EE. UU. Estas transferencias se amparan en la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., para los proveedores certificados, y en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

By default, data is stored in the AWS United States region (us-east-1) and processed in the USA; some AI models may run in other AWS regions in the USA. These transfers rely on the EU-US Data Privacy Framework adequacy decision, for certified providers, and on the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.

Residencia de datos en la Unión Europea: si tu organización necesita que todos sus datos se almacenen y procesen dentro de la UE, puede solicitarlo de forma previa y explícita al crear su cuenta (tenant), escribiendo a info@roboteam.es. Las condiciones de este despliegue se acuerdan en cada caso. Los datos de las cuentas creadas sin esta solicitud permanecen en EE. UU.

Data residency in the European Union: if your organization needs all of its data to be stored and processed within the EU, it can request this in advance and explicitly when creating its account (tenant), by writing to info@roboteam.es. The terms of this deployment are agreed case by case. Data of accounts created without this request remains in the USA.

7. Plazo de conservación

7. Retention Period

• Datos de cuenta: mientras mantengas una cuenta activa. Tras su cancelación solo conservamos, bloqueados, los necesarios para cumplir obligaciones legales durante los plazos de prescripción aplicables.
• Conversaciones: 7 días desde cada mensaje.
• Memoria del agente: 90 días desde que se registra cada dato.
• Métricas de uso: 30 días el detalle y 90 días los totales diarios.
• Aprobaciones de automatizaciones: 30 días después de su vencimiento.
• Base de conocimiento, lecciones, configuración de agentes, automatizaciones e integraciones: hasta que los borres. Si se cancela la cuenta, puedes pedir su exportación en los 30 días siguientes y después se suprimen en un máximo de 90 días.
• Logs técnicos: entre 3 y 30 días según el tipo de registro.
• Datos de facturación: 6 años, conforme al artículo 30 del Código de Comercio y a la normativa tributaria.

• Account data: while you maintain an active account. After cancellation we only keep, blocked, the data needed to meet legal obligations for the applicable limitation periods.
• Conversations: 7 days from each message.
• Agent memory: 90 days from when each fact is recorded.
• Usage metrics: 30 days for details and 90 days for daily totals.
• Automation approvals: 30 days after they expire.
• Knowledge base, lessons, agent configuration, automations and integrations: until you delete them. If the account is cancelled, you can request an export within the following 30 days and the data is then deleted within a maximum of 90 days.
• Technical logs: between 3 and 30 days depending on the log type.
• Billing data: 6 years, in accordance with Article 30 of the Spanish Commercial Code and tax regulations.

8. Tus derechos

8. Your Rights

Bajo el RGPD tienes los siguientes derechos, ejercitables enviando un email a info@roboteam.es. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, podremos pedirte información adicional para verificarla:

Under the GDPR you have the following rights, exercisable by sending an email to info@roboteam.es. If we have reasonable doubts about your identity, we may ask for additional information to verify it:

• Acceso: obtener confirmación de si tratamos tus datos y una copia de los mismos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión ("derecho al olvido"): solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios.
• Limitación: restringir el tratamiento en determinadas circunstancias.
• Portabilidad: recibir tus datos en formato estructurado y legible por máquina.
• Oposición: oponerte al tratamiento basado en interés legítimo.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

• Access: obtain confirmation of whether we process your data and a copy thereof.
• Rectification: correct inaccurate or incomplete data.
• Erasure ("right to be forgotten"): request deletion of your data when no longer necessary.
• Restriction: restrict processing under certain circumstances.
• Portability: receive your data in a structured, machine-readable format.
• Objection: object to processing based on legitimate interest.
• Withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of prior processing.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es.

You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (AEPD) at www.aepd.es.

9. Inteligencia artificial

9. Artificial Intelligence

Jarvis es un sistema de inteligencia artificial: sus respuestas, borradores y acciones los generan modelos de IA y pueden contener errores, por lo que conviene revisarlos antes de usarlos en decisiones importantes. Los agentes solo pueden usar las herramientas que tu organización habilita, y las acciones sensibles de las automatizaciones pueden requerir tu aprobación desde la aplicación móvil. No tomamos decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma similar (artículo 22 del RGPD). Ni RoboTeam ni los proveedores de modelos usan tus datos para entrenar modelos de IA.

Jarvis is an artificial intelligence system: its answers, drafts and actions are generated by AI models and may contain errors, so you should review them before relying on them for important decisions. The agents can only use the tools your organization enables, and sensitive automation actions may require your approval from the mobile app. We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you (Article 22 GDPR). Neither RoboTeam nor the model providers use your data to train AI models.

10. Seguridad

10. Security

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, para proteger tus datos frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. Entre ellas, el cifrado de los datos y el control de acceso.

We apply technical and organizational measures appropriate to the risk, in line with Article 32 of the GDPR, to protect your data against unauthorized access, loss or alteration. These include data encryption and access control.

11. Menores de edad

11. Minors

El servicio está dirigido exclusivamente a empresas y profesionales mayores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores. Si detectas que un menor ha proporcionado datos sin consentimiento, contáctanos en info@roboteam.es.

The service is directed exclusively at companies and professionals over 18 years of age. We do not knowingly collect data from minors. If you detect that a minor has provided data without consent, contact us at info@roboteam.es.

12. Cambios en esta política

12. Changes to This Policy

Podemos actualizar esta política periódicamente. Cuando lo hagamos, notificaremos los cambios relevantes por email y/o mediante un aviso destacado en el servicio, con al menos 15 días de antelación. La fecha de última actualización figura al inicio de este documento.

We may update this policy periodically. When we do, we will notify you of material changes by email and/or through a prominent notice in the service, with at least 15 days' notice. The date of the last update is shown at the top of this document.

13. Contacto

13. Contact

Para cualquier consulta sobre privacidad o el ejercicio de tus derechos:
Email: info@roboteam.es
Correo postal: Jerges Bello (RoboTeam), Santa Maria del Camí, 07320, Illes Balears, España

For any privacy queries or to exercise your rights:
Email: info@roboteam.es
Postal address: Jerges Bello (RoboTeam), Santa Maria del Camí, 07320, Balearic Islands, Spain